Quels documents joindre à un contrat de location ?

Lors de la signature d’un contrat de location, il ne suffit pas de rédiger un bail clair et conforme à la loi. Il est également indispensable de joindre un certain nombre de documents justificatifs, tant du côté du bailleur que du locataire. Ces pièces annexées permettent de sécuriser juridiquement le contrat et d’assurer la transparence entre les deux parties. En 2025, la réglementation reste très stricte sur ce point. Voici les documents essentiels à joindre à tout contrat de location.

1. Les pièces à fournir par le propriétaire

Le bailleur (ou son représentant) doit remettre au locataire plusieurs documents, dont certains sont obligatoires par la loi, notamment la loi ALUR. Ces documents permettent au locataire de connaître précisément l’état, les caractéristiques et les risques liés au logement.

a. Le dossier de diagnostics techniques (DDT)

Ce dossier doit obligatoirement être annexé au contrat location et comprend :

·         Le diagnostic de performance énergétique (DPE) : il informe sur la consommation énergétique du logement.

·         Le constat de risque d’exposition au plomb (CREP) : obligatoire pour les logements construits avant 1949.

·         L’état des installations gaz et électricité : pour les logements dont les installations datent de plus de 15 ans.

·         L’état des risques et pollutions (ERP) : il informe sur les risques naturels, technologiques, miniers, etc.

·         Le diagnostic bruit : pour les logements situés dans une zone d’exposition au bruit des aéroports (si applicable).

Ces diagnostics doivent être à jour et réalisés par des professionnels certifiés. Un DPE erroné ou absent peut entraîner des sanctions ou l’annulation du bail.

b. La notice d’information

Cette notice résume les droits et devoirs du bailleur et du locataire. Elle est obligatoire et doit être annexée au bail pour les logements à usage de résidence principale.

c. L’attestation d’assurance du propriétaire non occupant (PNO)

Elle n’est pas obligatoire mais fortement conseillée. Elle protège le propriétaire contre certains sinistres, même si le logement est vacant.

2. Les documents à fournir par le locataire

Le propriétaire est en droit d’exiger certaines pièces justificatives du locataire afin de vérifier sa solvabilité et la fiabilité de son dossier. Toutefois, il ne peut pas demander n’importe quoi : la loi encadre strictement la liste des documents autorisés.

a. Une pièce d’identité

Carte d’identité, passeport ou titre de séjour en cours de validité.

b. Un justificatif de domicile

Par exemple, les trois dernières quittances de loyer, ou une attestation d’hébergement.

c. Les justificatifs de revenus

·         Trois derniers bulletins de salaire,

·         Dernier avis d’imposition,

·         Attestation de l’employeur ou contrat de travail,

·         Relevés bancaires dans certains cas.

Pour les étudiants, une attestation de bourse ou une lettre d’un garant peut être demandée.

d. Une attestation d’assurance habitation

Elle est obligatoire et doit être fournie à l’entrée dans les lieux, puis chaque année à la demande du bailleur.

3. Et le garant dans tout ça ?

Si le locataire fournit un garant, celui-ci doit également transmettre certains documents :

·         Une pièce d’identité,

·         Un justificatif de domicile,

·         Les justificatifs de revenus,

·         Un acte de caution solidaire signé et daté.

Ce document doit obligatoirement reprendre certaines mentions légales pour être valide juridiquement.

Et dans le cas d’une activité professionnelle ?

Il arrive que des contrats de location concernent des locaux mixtes ou professionnels, par exemple une boutique ou un atelier. Si le bien est loué pour des activités commerciales — comme l’impression vêtement grossiste — d'autres documents spécifiques sont nécessaires, tels qu’un extrait Kbis, les statuts de l’entreprise ou des attestations d’assurance professionnelle. Il s’agit alors d’un bail commercial ou professionnel, soumis à une réglementation distincte du bail d’habitation.

4. Ce qu’il ne faut pas demander

Pour protéger les droits des locataires, certains documents sont interdits par la loi et ne doivent jamais être exigés :

·         Photographie d’identité (hors pièce d’identité),

·         Relevé de compte bancaire complet,

·         Attestation d’absence de crédit en cours,

·         Dossier médical ou informations personnelles sensibles.

Le non-respect de ces règles peut exposer le bailleur à des sanctions pénales et à une nullité du contrat.